Si vous êtes en train de passer d'un autre système d'information de gestion à Loan Performer, vous pourriez importer toutes vos anciennes opérations afin d'avoir des comptes équilibrés dans le nouveau SIG.
Une autre solution serait d'importer juste les soldes de clôture du bilan vers Loan Performer et de ne pas tenir compte des anciennes opérations pour commencer de nouveau. Dans ce cas - ci, seuls les soldes des comptes GL sont imputés aux comptes correspondants conformément aux principes reconnus de comptabilité en partie double.
Par exemple:
Si le solde d'ouverture de la caisse est de 1.000.000 shillings, alors la saisie se fait comme suit:
Le champ "Date" est automatiquement renseigné de la date du début de l'exercice comptable défini dans le menu Système\Configuration\Comptabilité\Paramètres des comptes et c'est la date à laquelle les soldes d'ouverture seront comptabilisés dans le grand livre c. à d., "01/01/2012".
Comment saisir les soldes d'ouverture GL?
Pour cela, rendez - vous sur le menu Comptabilité\Opérations GL\Soldes d'ouverture GL, l'écran suivant s'affiche:
Le champ "Date" est automatiquement renseigné de la date du début de l'exercice comptable défini dans le menu Système\Configuration\Comptabilité\Paramètres des comptes et c'est la date à laquelle les soldes d'ouverture seront comptabilisés dans le grand livre c. à d., "01/01/2002".
Saisissez le solde d'ouverture et d'autres détails pertinents pour chaque compte GL.
Saisissez les montants positifs en fonction du type de compte c. à d., pour les comptes d'actif, saisissez les montants positifs dans le champ "Débit".
Après avoir tout saisi, le total des débits et celui des crédits doivent être égaux et le montant dans le champ "Différence" devrait être zéro.
Pour les passifs et les fonds propres, saisissez les montants positifs dans le champ "Crédit".
Date: Ce champ sera automatiquement renseigné de la date de début de l'exercice comptable défini dans le menu Système\Configuration\Comptabilité\Paramètres des comptes et c'est la date à laquelle le solde d'ouverture sera imputé au compte GL défini p.ex. "01/01/2002".
Nº de transaction: Le numéro de transaction est automatiquement attribué et sera en mode lecture seule.
Pièce comptable: Saisissez le numéro de pièce comptable pour la transaction du solde d'ouverture p.ex. "2336".
Agence: À partir du menu déroulant, sélectionnez l'agence à laquelle le solde d'ouverture est attribué p.ex. "KA".
Centre de coût: À partir du menu déroulant, sélectionnez le centre de coût auquel le solde d'ouverture est attribué.
Produit: À partir du menu déroulant, sélectionnez le produit auquel le solde d'ouverture est attribué p.ex. "Free Savings".
Compte: À partir de la liste, sélectionnez le compte sur lequel le solde d'ouverture sera comptabilisé p.ex. "Stock".
Remarquez que le compte sélectionné sera mis en surbrillance en rouge afin que vous puissiez saisir le solde d'ouverture correspondant.
Débit/Crédit: Si le compte GL sélectionné a un débit, saisissez le solde dans la boîte de texte Débit p.ex. "6.000.0000" et s'il s'agit d'un crédit, alors, saisissez le solde dans la boîte de texte Crédit.
Mise à j: Après la saisie de l'opération, cliquez sur ce bouton pour imputer le montant au compte GL correspondant.
Total global: Cette section affiche progressivement le total des débits d'ouverture dans le champ Débit et celui des crédits d'ouverture dans le champ Crédit.
Remarquez que les totaux doivent être égaux avant que vous ne puissiez enregistrer les soldes d'ouverture.
Compte GL des soldes d'ouverture: Ce champ sera automatiquement renseigné du compte GL défini dans le menu Système\Configuration\Comptabilité\Paramètres des comptes p.ex. "123000".
Différence: Ce champ sera automatiquement renseigné de la différence entre les débits et les crédits au fur et à mesure de la saisie des soldes d'ouverture dans le système.
Solde reporté: Ce champ sera renseigné automatiquement du solde sur le compte GL des soldes d'ouverture. Le montant doit être zéro puisque les crédits annulent toujours les débits.
Cliquez sur Sauvegarder pour enregistrer les informations. Le message suivant vous demandant si vous souhaitez comptabiliser les opérations dans le grand livre s'affiche:
Cliquez sur OK pour imputer le solde d'ouverture au compte GL correspondant. Les soldes d'ouverture ajoutés apparaîtront dans la balance que vous pouvez consulter dans le menu Comptabilité\Rapports comptables\Balance.
